Skip to content

Template • Transfer rules

Transfer Rules Template — with examples

Concrete template for AI receptionist transfer rules: emergency, B2B, invoicing, complaints, time-of-day.

Transfer rules [Business name]

1. Standardregel

  1. Alle anrop til hovednummeret tas av AI-resepsjonisten.
  2. AI-en håndterer det selv hvis ærendet er en av: booking, vanlig spørsmål om åpningstid/pris/parkering, ombooking, avbestilling.

2. Akutte ærend (eksempel: håndverkere)

  1. Trigger: innringer sier 'lekkasje', 'strømbrudd', 'akutt', 'haster', 'i kveld'.
  2. Handling: AI-en kobler videre til [vakttelefon-nummer] i åpningstid, eller [døgnvakt-nummer] etter stengetid.
  3. Hvis vakttelefonen ikke svarer innen 4 ring: tilbake til AI-en som tar beskjed med høyprioritets-flagg og sender SMS til [eier].

3. Forretningsspørsmål / store kunder

  1. Trigger: innringer-nummer matcher en flagget bedriftskunde i CRM (gjelder eksisterende kunder med pågående kontrakt).
  2. Handling: AI-en kobler videre direkte til [kontoeier].
  3. Hvis kontoeier ikke svarer: AI-en tar beskjed med 'denne kunden er flagget som bedrift', og sender SMS-varsel.

4. Faktura- og kontospørsmål

  1. Trigger: innringer nevner 'faktura', 'regning', 'betaling', 'innkasso', 'purring'.
  2. Handling: AI-en kobler videre til [regnskap / kontorleder] i åpningstid.
  3. Etter stengetid: AI-en tar beskjed og sier 'regnskapsavdelingen ringer deg tilbake første åpningsdag'.

5. Salgsforespørsler

  1. Trigger: innringer spør om 'ny kunde', 'tilbud', 'mer informasjon', 'prising' (for større kontrakter).
  2. Handling: AI-en kvalifiserer kort (bedriftsnavn, antall ansatte, hva de er ute etter), tar kontaktinfo og bookinger oppfølgingssamtale.
  3. AI-en kobler videre til [salgsansvarlig] kun hvis innringer eksplisitt ber om en person.

6. Tidspunkt-baserte regler

  1. I åpningstid (mandag–fredag 08:00–17:00): regler 1–5 gjelder normalt.
  2. Etter stengetid: kun akutte ærend kobles videre. Alt annet håndteres av AI-en alene og oppfølges første åpningsdag.
  3. Helger og helligdager: kun akutt-vakttelefonen mottar viderekoblinger. AI-en svarer alle andre.

7. Klager og refusjon

  1. Trigger: innringer sier 'klage', 'misfornøyd', 'refusjon', 'angre kjøp'.
  2. Handling: AI-en lytter, oppsummerer ærendet, og sender beskjed til [klage-ansvarlig] uten å koble videre direkte. Personlig oppfølging fra ledelse innen 24 timer.

8. Hvem ringer tilbake hvis ingen svarer?

  1. Hvis viderekobling til intern person feiler: AI-en tar beskjed, sender SMS-varsel til riktig avdeling, og innringer får automatisk SMS med tidspunkt for tilbakeringing.
  2. Tilbakeringings-vindu: innen 30 minutter i åpningstid, eller første åpningsdag før kl. 10:00 utenfor åpningstid.

Slik tilpasser du malen

  • Endre triggerord (klage, akutt, lekkasje, etc.) til ord som er typiske for din bransje.
  • Sett konkrete telefonnumre og navn på personer / roller.
  • Hvis bedriften din ikke har flere ansatte: forenkle reglene til 'AI-en håndterer alt; akutt-ærend ringer meg på [mobil]'.
  • For bedrifter med komplekse turnusordninger (vakthavende roterer ukentlig): bruk Skaalas tidsbaserte regler eller en delt vaktliste.
  • Test reglene med 5 testsamtaler før du går i drift — én per regel.

Hva malen ikke erstatter

Viderekoblingsregler er en operativ instruks, ikke en juridisk avtale med innringer. Hvis du driver tjeneste underlagt forbrukerlovgivning (eks. håndverk, helsetjenester), må klage-flyten i Regel 7 være i tråd med relevante regler om håndtering av kundeklager.

Slik settes reglene opp i Skaala

I Skaala-dashbordet lager du hver regel som en betingelse (trigger) + handling. AI-en sjekker reglene i prioritetsrekkefølge under hvert anrop og handler basert på hva som matcher først. Alt logges, og du kan justere reglene live.

Frequently asked questions

Hvor mange regler kan jeg ha?

Det er ingen hard grense. Praktisk anbefaling: 5–10 regler er nok for de fleste småbedrifter. Flere enn 15 og kompleksiteten blir vanskelig å vedlikeholde.

Hva hvis to regler matcher samme anrop?

Reglene utføres i prioritetsrekkefølge — den øverste matchen vinner. Sett reglene i dashbordet i den rekkefølgen du vil de skal sjekkes.

Kan jeg ha en regel som bare gjelder visse kunder?

Ja. Du kan flagge bestemte innringernumre i CRM-en (eks. 'VIP', 'B2B', 'gammel kunde') og opprette regler som reagerer på flagget.

Hva med innringere som har skjult nummer?

AI-en behandler dem som vanlige innringere (ingen CRM-oppslag), og standardregelen gjelder.

Hva koster det?

Malen er gratis. Selve viderekoblingsregler-funksjonaliteten er inkludert i Essentials og Business.

Related resources

By Skaala editorialLast updated: