Gym · Klassbokning

Väntelistan på spinning klockan 18 är längre än passet

AI:n bokar gruppträningar och PT-pass, hanterar väntelistan i realtid, kollar medlems-status och kräver no-show-avgift enligt policy.

Klassbokning med AI på ett gym betyder att AI:n svarar på samtalet, kollar medlems-status, föreslår lediga platser, lägger på väntelistan vid fullbokad, hanterar 24-timmars avbokningspolicy och driver in no-show-avgift.

Starta prov Se hela bokningsflödet

Vad är klassbokning för gym?

Klassbokning täcker fyra situationer: bokning av ledig plats, väntelista vid fullbokad, avbokning (inom eller utanför 24-timmarsfrist), PT-bokning som är separat flöde.

PT är inte gruppträning. PT har egen kalender, egen prisstruktur, egen policy. AI:n skiljer baserat på samtalsinnehåll.

Väntelistan är värdefull. Medlem som hamnar på väntelista och ringes upp automatiskt när plats blir ledig behåller lojaliteten. Manuell ventelista fungerar sällan.

Vad är problemet med dagens samtal?

Stort gym har 30–60 samtal/dag. PT är i pass, receptionen har en på vakt. Hälften går till röstbrevlådan.

24-timmars policy hanteras inte manuellt — medlemmar slutar respektera den.

Väntelistan behöver automatisk uppringning vid avbokning, annars står platsen tom.

Hur AI:n tar emot ett klassamtal

Ett typiskt klassbokningssamtal tar 45–90 sekunder.

1. Svarar snabbt
Hälsar med gym-namn.
2. Kollar medlems-status
Aktivt, pausat, utgånget.
3. Förstår behovet
Gruppträning eller PT.
4. Kollar kapacitet
Plats eller väntelista.
5. Bokar eller väntelista
Realtids-uppdatering.
6. Förklarar policyn
24-timmar och no-show-avgift.
7. Skickar SMS
Bekräftelse.

Så kan ett klassamtal låta

SkaalaVälkommen till Form Studio. AI Receptionist Iris här. Hur kan jag hjälpa?
UppringareHej, finns plats på spinning klockan 18 ikväll?
SkaalaMedlemsnummer eller telefon?
Uppringare070-589 27 31.
SkaalaNotering Tone Lie. Spinning 18:00 ikväll fullbokad. Väntelista eller spinning 19:30?
UppringareSätt mig på väntelista. Backup 19:30.
SkaalaVäntelista 18:00, bokar 19:30 som backup. Vid avbokning ringer vi dig. Kom ihåg 24-timmars policy.
UppringareTack.

Samtalet tar 62 sekunder.

Vad AI:n gör i varje steg

Kollar medlems-status
Status bestämmer tjänster.
Skiljer gruppträning och PT
Egna flöden.
Bokar eller väntelistar
Realtid.
Förklarar policyn
24-timmar.
Ringer väntelista
Automatiskt.
Driver in no-show
Via Stripe.

Vad AI:n INTE gör

Klassbokning har gränser:

Inga träningsråd eller program.
Klagomål går till daglig chef.
Instruktörs-skift ändras inte.
Inga medicinska råd vid skada.
Medlemskap-ändring kopplas till reception.
Inga bedömningar om fysisk lämplighet.

Exempel från vardagen

Två typsituationer. Inga riktiga namn.

Fullbokad spinning + väntelistan kopplar in

Medlem A på väntelista. Medlem B avbokar 2 h före. AI ringer A, hon tar platsen.

PT-bokning med fast tränare

Medlem ringer för PT med Marius. AI kollar kalender, tisdag 16:00 ledig, 700 kr, bokar, SMS.

Branschöversikt

Tillbaka till AI Receptionist för gym

Till översikten

Ägar-lösning

Se hela bokningsflödet

Till lösningen

Relaterat

No-show-avgift och betalningar via Stripe

Hur avgifter och PT-betalning hanteras.

Läs mer

Vanliga frågor

Hur hanteras väntelistan?: Vid avbokning ringer AI:n automatiskt nästa på listan.
Drivs no-show-avgift?: Ja, via Stripe enligt konfigurerad policy.
PT-bokning?: Separat flöde med egen kalender per PT.
Medlemskap-ändring?: Kopplas till reception via Vaxel.
Integration med gym-system?: Via Zapier under onboarding.
Drop-in?: Stöds, betalning via Stripe.
Instruktör-byte?: Görs av gymmet, AI:n respekterar.

Fyll fullbokade pass med automatisk väntelista

Onboarding under en timme. 7 dagars provperiod.

Starta prov